«Շաբաթվա գիրքը» շարքի նախորդ հոդվածում անդրադարձել էինք գրող և բանախոս Սայմոն Սինեկի «Սկսեք ինչուից» գրքին, որը պատմում է առաջնորդության, մոտիվացիայի և հաջողության մասին։ Գիրքը կարող է օգտակար լինել սեփական «ինչու»-ն գտնելու հարցում՝ ինչպես անհատական, այնպես էլ կազմակերպչական մակարդակում, և կարող է դառնալ առաջնորդության ձեր ուղեցույցը։
Այս հոդվածում քննարկելու ենք ամերիկացի հեղինակ և կառավարման խորհրդատու Դեյվիդ Ալենի «Ինչպես հասցնել բոլոր գործերը» գիրքը: Գրքում հեղինակը ներկայացնում է իր մշակած նույնանուն մեթոդը (Getting Things Done, կարճ՝ GTD), որը անձնական արդյունավետության և ժամանակի կառավարման համակարգ է։ 2001 թվականին լույս տեսած այս գիրքը համարվում է անձնական արդյունավետության աճի դասական օրինակ։
Ժամանակակից աշխարհում սթրեսը դարձել է մարդկային կյանքի անբաժան մասը․ ահռելի ծավալի ինֆորմացիա, պարտականություններ, անելիքների սահման չունեցող շարք, բայց սահմանափակ ժամանակ․․․ Իսկ միթե հնարավոր է հասցնել բոլոր գործերը, այն էլ՝ առանց սթրեսի։ Դեյվիդ Ալենը վստահեցնում է՝ այո, հնարավոր է։ Բայց ինչպե՞ս։
Մեր միտքը գաղափարներ գեներացնելու համար է, ոչ թե գաղափարները պահելու։
Գիրքը հիմնված է այն սկզբունքի վրա, որ մարդը իր միտքը պետք է ազատի ընթացիկ խնդիրները, անելիքները հիշելուց և տեղափոխի դրանք արտաքին միջավայր։ Ստացվում է՝ ազատելով մեր միտքը անընդհատ ինչ-որ բան հիշելու ծանրաբեռնվածությունից, մենք կարող ենք կենտրոնալ այդ ինչ-որ բաները կատարելու վրա։
Կառավարիր քո սեփական միտքը, այլապես միտքդ է քեզ կառավարելու։
Հորացիոս
Մտքի այն հատվածը, որը պատասխանատու է կարճաժամկետ հիշողության համար, նման է համակարգչի օպերատիվ հիշողությանը։ Մարդիկ հաճախ այն լցնում են անավարտ գործերով և խնդիրներով։ Երբ այդ ծանրաբեռնվածությունը մեծանում է, մեր միտքը դժվարությամբ է աշխատում, ինչն էլ ազդում է մեր կենտրոնացման վրա։ Բացի այդ, Ալենը պնդում է, որ մեր բանականության հիշեցման համակարգը արդյունավետ չէ և հազվադեպ է հիշեցնում, թե ինչ պետք է անել տվյալ պահին և տվյալ վայրում։
Հեղինակը նշում է նաև, թե ինչքան կարևոր է միտքը հանգիստ պահելը և բերում է կարատեում տարածված «Ջրի նման միտք» հասկացությունը։ Պատկերացրեք՝ հանգիստ վիճակում գտնվող լճակում քար եք։ Ինչպե՞ս կարձագանքի ջուրը։ Բնականաբար՝ սկզբում կարձագանքի նետված քարի ուժգնությանն ու զանգվածային համապատասխան, բայց հետո կվերադառնա իր հանգիստ վիճակին։ Կարատեում կարևոր է ոչ թե մկանային զանգվածը և ուժը, այլ կենտրոնացումը, հանգստությունն ու հավասարակշռությունը և թե ինչ արձագանք են տալիս ստացված հարվածին։ Մաքրել միտքը և լինել ջրի նման ճկուն․ ահա մարտարվեստի հիմնական գաղափարը, որը պետք է կիրառել նաև կյանքում։ Այստեղ էլ օգնության է գալիս GTD մեթոդը, որն օգնում է ազատել մեր մտքերը ավելորդ ծանրաբեռնվածությունից և կենտրոնանալ կոնկրետ գործողությունների վրա։
GDP մեթոդաբանության պրակտիկ գործիքակազմերից է հինգ քայլերից բաղկացած այս ուղեցույցը։
Հավաքում
Ինչպես արդեն նշեցինք, առանց սթրեսի արդյունավետությունը սկսվում է մտքի բեռնաթափման գործընթացից։ Առաջին քայլը մեր մտքում սավառնող բոլոր անելիքները, պարտականությունները հավաքելն ու դրանք ինչ-որ ապահով վայր տեղափոխելն է։ Լինեն դրանք հրատապ թե ոչ հրատապ, կարևոր թե անկարևոր, մեծ թե փոքր, բոլորը պետք է հանենք մեր մտքից և տեղափոխենք արտաքին միջավայր, օրինակ՝ կարող ենք հանձնել թղթին, կամ օգտվել թվային սարքերից և հավելվածներից։
Մշակում
Երկրորդ քայլում մշակում ենք մեր հավաքած ողջ ինֆորմացիան։ Պետք է հասկանալ, թե արդյո՞ք տվյալ առաջադրանքը իրագործելի է։ Բացասական պատասխանի դեպքում նետում ենք առաջադրանքը «աղբարկղ», կամ եթե տվյալ պահին իրագործելի չէ, բայց հետագայում հնարավոր է՝ իրագործեք, ապա թողեք հավաքագրված տեղեկատվության մեջ։
Եթե այն հնարավոր է իրագործել, ապա տալիս ենք հաջորդ հարցը․ արդյո՞ք առաջադրանքը կարլի է իրականացնել 2 րոպեի ընթացքում։
«2 րոպեի օրենքի» համաձայն՝ եթե առաջադրանքի կատարումը պահանջում է 2 րոպեից պակաս ժամանակ, ապա այն պետք է իրագործել անմիջապես, նույնիսկ, եթե առաջադրանքը այդքան էլ կարևոր չէ։
Եթե գիտակցում եք, որ Դուք առաջադրանքը կատարելու համար ամենահամապատասխան մարդը չեք, ապա պատվիրակեք այն մեկ ուրիշին։
Իսկ եթե առաջադրանքը պահանջում է 2 րոպեից ավել ժամանակ, և հենց Դուք պետք է կատարեք այն, ապա անհրաժեշտ է հետաձգել առաջադրանքի կատարումը և գրագետ պլանավորել։
Կազմակերպում
Երրորդ փուլում արդեն իսկ մշակված առաջադրանքները պետք է դասակարգել որոշակի կատեգորիաներով։ Օրինակ՝ «նախագծերի ցանկում» հայտնվում են այն առաջադրանքները, որոնց իրականացման համար պահանջվում է մի քանի գործողություն։
Իսկ, օրինակ, «հաջորդ գործողությունների» ցանկում տեղ են գտնում այն առաջադրանքները, որոնք պահանջում են 2 րոպեից ավել ժամանակ և որոնք չեք կարող պատվիրակել մեկ ուրիշին։
Վերանայում
«GTD»-ն պահանջում է շաբաթական առնվազն մեկ անգամ վերանայել բոլոր գործողությունները, նախագծերը և «հետաձգված» տարրերը` համոզվելու համար, որ ցանկացած նոր խնդիր կամ առաջիկա իրադարձություն ներկայացված է համակարգում, և որ ամեն ինչ արդիական է։
Իրագործում
Երբ ամեն ինչ արդեն կանոնակարգված և խմբագրված է, մնում է գործել։
Հաջողելու գաղտնիքը սկսելն է։ Իսկ սկսելու գաղտնիքը բարդ և ծանր առաջադրանքները փոքր և կառավարելի առաջադրանքների բաժանելն է, այնուհետև առաջինից սկսելը։
Մարկ Տվեն
Հաճախ նույնիսկ ամենապարզ անելիքները մեզ թվում են բարդ և անիրագործելի։ Ինչու՞, քանի որ մենք չգիտենք կամ դեռ չենք որոշակիացրել մեր հաջորդ գործողությունը։ Հենց այդ «հաջորդ գործողությունն» է ընկած մեր ներկա իրականության և ցանկալի արդյունքի միջև։ Իսկ այս 5 քայլերի միջոցով հնարավոր կլինի հասնել մեր առջև դրված ցանկացած արդյունքի։
Ամփոփենք
Թեև այս գործիքակազմը շատ պարզ և հասարակ է թվում, բայց իսկապես աշխատող և արդյունավետ է։ Երբ մեր միտքը ազատ է մեր անելիքները հիշելու անիմաստ ծանրաբեռնվածությունից, և երբ համակարգված են բոլոր առաջադրանքները, մենք կարող ենք հերթով, առանց ավելորդ սթրեսի և շտապողականության ավարտին հասցնել բոլոր գործերը։
Գիրքը՝ հայերեն թարգմանությամբ, կարող եք ձեռք բերել այստեղից։
