Ժամանակի կառավարման պրակտիկ գործիքներ

745

staffmedia.am սյունակագիր, «7 խորհուրդ սկսնակ գործարարներին»  հոդվածի աղբյուրը՝ այստեղ:

sme.acba

sme.acba.am-ը հարթակ է, որը բիզնեսի կառավարմանն ու աջակցմանն ուղղված տեղեկատվության, գործիքների և ծառայությունների ամբողջություն է օնլայն տիրույթում։ Հարթակի հիմնական նպատակն է օժանդակել ՓՄՁ ղեկավարներին նոր գիտելիքների և կառավարման համար անհրաժեշտ գործիքների ձեռքբերման հարցում, ինչպես նաև ստեղծել նոր համագործակցությունների և գործընկերությունների հնարավորություններ: Կայքում առկա են ուսուցողական հոդվածներ, հոլովակներ, ձևանմուշներ և առցանց ուսուցման գործիքներ, որոնք կարող են օգտակար լինել ինչպես սկսնակ, այնպես էլ փորձառու գործարարների համար։

Աշխատանքային գործընթացի արդյունավետ կազմակերպման մեջ կարևոր դեր ունի ժամանակի կառավարումը։ Կան ժամանակի արդյունավետ կառավարման բազմաթիվ գործիքներ ու միջոցներ, որոնք օգնում են բարձրացնել կատարողականի արդյունավետությունը։

Էյզենհաուերի մատրիցան

Գործիքներից առաջինը Էյզենհաուերի մատրիցան է:
Էյզենհաուերի մատրիցան բաղկացած է 4 հիմնական դաշտերից՝

1Կարևոր և հրատապ դաշտ

Այս դաշտը կարմիր գիծն է, քանի որ այստեղ հասնում են այն աշխատանքները, որոնք մինչ այդ չեն իրականացվել և այժմ հասել են վերջնաժամկետի հրատապ մակարդակի, ինչը նշանակում է, որ այլևս հետաձգելու տարբերակներ չկան, որն առաջացնում է խուճապ և անհանգստություն։

Տեսականորեն, ժամանակի արդյունավետ կառավարման պարագայում Էյզենհաուերի մատրիցայի կարևոր ու հրատապ գործերի դաշտը պետք է դատարկ լինի: Միայն այս դեպքում կարող ենք ասել, որ անձը կարողանում է լիարժեք պլանավորել և արդյունավետ բաշխել իր ժամանակը:

2. Կարևոր, բայց ոչ հրատապ դաշտ

Այս դաշտը աշխատանքների արդյունավետ պլանավորման տիրույթն է, որտեղ հայտնվում են կարևոր աշխատանքները, սակայն չեն հասնում վերջնաժամկետի կարմիր գծին և իրենց բնույթով արդյունավետ են։ Այս դաշտի առկայությունը խոսում է աշխատակցի կամ կազմակերպության արդյունավետության մասին։

3. Հրատապ, ոչ կարևոր աշխատանքների դաշտ

Հաջորդը հրատապ, ոչ կարևոր աշխատանքների դաշտն է, որտեղ հայտնված աշխատանքները հաճախ դառնում են առաջնային և խանգարում հիմնական, կարևոր աշխատանքների իրականացմանը։

4․ Ոչ հրատապ, ոչ կարևոր դաշտ

Եվ վերջինը՝ ոչ հրատապ, ոչ կարևոր դաշտն է, որտեղ հայտնվում են անկարևոր, ժամանակի «խժռիչ» աշխատանքները, որոնք հանգեցնում են ժամանակի անիմաստ վատնման։

Այս մատրիցայի միջոցով ժամանակի բաշխումը շատ արդյունավետ ազդեցություն կարող է ունենալ աշխատանքային գործընթացի արդյունավետության վրա։ Այս գործիքը կարելի է կիրառել աշխատանքային շաբաթվա սկզբում՝ իրականացնելով աշխատանքների բաշխում։ Վերջում, ըստ գրաֆիկում հայտնված աշխատանքների, կարելի է կազմել շաբաթվա արդյունավետության գրաֆիկը և պարբերաբար վերանայել այն։

Ժամանակի կառավարման պրակտիկ գործիքներ
Լուսանկարը՝ sme.acba-ի

To do list

Ժամանակի արդյունավետ կառավարման մեկ այլ միջոց է ամենօրյա աշխատանքների պլանավորումը՝ to do list-ը:

Այն օգնում է ինքնակազմակերպվել, ինչպես նաև թույլ է տալիս ըստ առաջնահերթությունների կատարել աշխատանքները՝ գնահատելով նաև դրանց կատարման արագությունը։

Մասնագետները խորհուրդ են տալիս սահմանափակվել օրական 3-5 առաջադրանքներով։ Իհարկե, դա կախված է նաև նրանից, թե ինչ տեսակի առաջադրանքներ ունեք կատարելու, և որքան բարդ ու ժամանակատար է դրանց կատարումը։ Սակայն, երբ Ձեզ մոտ նշում եք շատ առաջադրանքներ, և օրվա վերջում մնում են այնպիսի առաջադրանքներ, որոնք չեք հասցրել կատարել, Դուք ստիպված դրանք տեղափոխելու եք այլ օր, և նորից Ձեր աշխատանքների առաջնահերթությունները խառնվելու են, ինչպես նաև առաջադրանքների չկատարումը կարող է Ձեզ մոտ առաջացնել անինքնավստահության զգացողություն։ Շատ կարևոր է հասկանալ, որ պլանը դոգմա չէ և կարող է ենթարկվել փոփոխությունների։

Ձեզ համար առանձնացրել ենք մի քանի գործիքներ (հասանելի են նաև դրանց հավելվածները), որոնց միջոցով կարող եք առավել արդյունավետ պլանավորել Ձեր ամենօրյա աշխատանքները.

TODOIST

Microsoft To Do

Any.do

asana

TickTick

Իսկ այս գործիքները (հասանելի են նաև հավելվածները) կօգնեն Ձեզ հետևել, թե որքան ժամանակ եք ծախսում կոնկրետ առաջադրանքների կամ նախագծերի վրա՝ թույլ տալով ավելի լավ պլանավորել և կարգավորել աշխատանքային օրն ու առօրյան.

toggl

Clockify

Սակայն բացի աշխատանքի պլանավորումից և վերահսկումից արդյունավետության նվազման պարագայում կարելի է իրականացնել աշխատակցի աշխատելաոճի փոփոխություն։ Օրինակ, սպորտում վազորդների արդյունավետության բարձրացման նպատակով փոխում են վազորդի շնչելու տեմպը, արագությունը, վազքի դիրքը և այլն։ Աշխատակցի պարագայում նույնպես, կարելի է կիրառել այս սկզբունքը և փոխել աշխատանքի մոտեցման ձևը։

Շատ հաճախ աշխատակցի կատարողականի արդյունավետության նվազման պատճառ կարող է դառնալ հոգնածությունը, որն արտահայտվում է ժամանակի սուբյեկտիվ ընկալման խախտմամբ։ Այս երևույթը հեշտորեն կարելի է հասկանալ թեստի միջոցով. եթե աշխատակիցը 60 վայրկյանը «առանց մտքում հաշվելու» ընկալում է մեծ շեղումներով՝ 15-25 վայրկյանի չափով, ապա կարող ենք եզրակացնել հոգնածության առկայության մասին։ Այս պարագայում պետք է թույլ տալ աշխատակցին մի քանի րոպե հանգստանալ և անցնել աշխատանքի ավելի մեծ էներգիայով և արդյունավետությամբ։

Պոմոդորոյի տեխնիկան

Մեկ այլ մեթոդ է Պոմոդորոյի տեխնիկան, որի դեպքում աշխատակիցը 25 րոպե աշխատելուց հետո 5 րոպե ընդմիջում է (Toggl Track հավելվածում հասանելի է): Չորս ցիկլից հետո կարող եք ընդմիջել ավելի երկար: Այս մեթոդը բարելավում է աշխատակցի կենտրոնացումը:

Ժամանակն առավել արդյունավետ կառավարելու համար կարող եք օգտագործել նաև հետևյալ տեխնիկան. յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար սահմանեք որոշակի ժամանակահատված և սահմանափակվեք այդքան ժամանակով, որից հետո արդեն անցում կատարեք հաջորդ առաջադրանքներին։ Այս տեխնիկան օգնում է Ձեզ պահպանել կենտրոնացումը և թույլ չի տալիս, որ շեղումները խանգարեն Ձեր աշխատանքի ընթացքին:

Ամփոփելով՝ կարող ենք ասել, որ շատ կարևոր է գտնել այն տեխնիկան ու գործիքները, որոնք համապատասխանում են հենց ձեր աշխատելաոճին ու նախասիրություններին և հետևողական լինել դրանց կիրառման մեջ՝ լավագույն արդյունքների հասնելու համար: